Als Eigentümer einer Immobilie in Hamburg ist es Ihnen wichtig, die Finanzen Ihrer Gemeinschaft oder Ihres Zinshauses nachvollziehen zu können. Doch die Realität sieht vielerorts oft anders aus: Die jährliche Belegprüfung findet häufig viele Monate nach dem Ende eines Wirtschaftsjahres statt. Fragen zu einer Rechnung vom Januar können dann erst im darauffolgenden Frühjahr geklärt werden – mehr als ein Jahr später. Diese zeitliche Verzögerung erschwert nicht nur die Rekonstruktion von Sachverhalten, sondern auch eventuelle Reklamationen bei Dienstleistern. Ein moderner, digitaler Rechnungsprüfungsprozess schafft hier Abhilfe, indem er für Transparenz und eine zeitnahe Kontrolle sorgt. Seit 2026 verzichten wir bei W&E komplett auf Papierrechnungen.

Der Schlüssel zu mehr Effizienz liegt in der vollständigen Digitalisierung des Rechnungseingangs und der Rechnungsfreigabe. Anstatt Rechnungen auszudrucken und in dicken Ordnern abzuheften, werden bei uns alle eingehenden Dokumente zentral über eine E-Mail-Adresse erfasst. Eine Software liest dabei automatisch relevante Daten wie Rechnungsnummer und Betrag aus. Anschließend durchläuft jede Rechnung einen klar definierten, digitalen Prüfprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip:

Der zuständige Objektbetreuer prüft die Rechnung inhaltlich auf ihre Richtigkeit und ordnet sie dem entsprechenden Vorgang oder der Wohneinheit zu.

Im zweiten Schritt kontrolliert die Buchhaltung die ausgelesenen Daten, legt das Buchungskonto fest und veranlasst nach abschließender Prüfung die Zahlung.

Dieser durchgängig digitale Workflow ist nicht nur intern eine massive Zeitersparnis, sondern die Basis für einen entscheidenden Mehrwert für Sie als Eigentümer. Denn anstatt einmal im Jahr einen ganzen Stapel an Belegen zu sichten, ermöglichen wir eine fast zeitgleiche Kontrolle.

Durch die digitale Erfassung aller Rechnungen können wir unseren Kunden einen ganz neuen Service anbieten. In einem Pilotprojekt erhalten erste Eigentümergemeinschaften und Zinshaus-Eigentümer bereits heute einen monatlichen Report. Dieser enthält eine übersichtliche Auflistung aller im Vormonat verbuchten Rechnungen inklusive der digitalen Belege als PDF. Das bedeutet für Sie konkret:

Sie erhalten beispielsweise Mitte September eine vollständige Übersicht aller Rechnungen aus dem August.

Sie können die Dokumente jederzeit und von überall am Computer oder Smartphone einsehen.

Bei Fragen oder Unklarheiten zu einer Rechnung können Sie sich umgehend an uns wenden – nicht erst nach 15 Monaten. Der Sachverhalt ist bei allen Beteiligten noch präsent, was die Kommunikation erheblich vereinfacht.

Die jährliche Belegprüfung wird dadurch nicht überflüssig, aber deutlich verkürzt und effizienter. Der Verwaltungsbeirat hat bereits über das Jahr hinweg einen fundierten Überblick und muss nicht mehr mühsam alte Vorgänge recherchieren.

Für Eigentümer von Zinshäusern gehen wir noch einen Schritt weiter: Auf Wunsch erhält Ihr Steuerberater die aufbereiteten Unterlagen direkt von uns per Download-Link. Das spart Ihnen das mühsame Sammeln und Weiterleiten von Dokumenten.

Wir bei Wullkopf & Eckelmann investieren kontinuierlich in digitale Prozesse, um unsere Verwaltungstätigkeit für Sie als Eigentümer so transparent, effizient und nachvollziehbar wie möglich zu gestalten. Dieser Service ist ein aktiver Beitrag dazu, Fehlerquellen zu minimieren und Ihnen mehr Zeit für die wesentlichen Entscheidungen rund um Ihre Immobilie zu geben.
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